Коротко: переходить на новую программу нужно в два этапа. Сначала, пока магазин работает по-старому, вы выгружаете товары в Excel, загружаете их в новую программу, проверяете цены и учите кассиров. Потом за одну ночь после закрытия переносите свежие остатки и долги — и утром открываетесь уже в новой системе. Магазин не стоит ни дня.
Главное правило: справочник товаров переносят заранее, а остатки — в последний момент. Остатки меняются с каждым чеком, и вчерашняя выгрузка к утру уже неточна.
Что переносить, а что оставить в старой программе
| Данные | Переносить? | Как в ShopOS |
|---|---|---|
| Товары: название, штрихкоды, артикул, единица | Да, заранее | Импорт из Excel или CSV |
| Цены: закупка, розница, опт | Да, заранее | В том же файле товаров |
| Категории | Да, заранее | Колонка «Категория» и «Подкатегория» или строки-группы |
| Поставщики | Да, заранее | Импорт поставщиков: название, телефон, email, адрес |
| Остатки | Да, в ночь переключения | Импорт остатков или оприходование |
| Долги покупателей | Да, в ночь переключения | Вручную по каждому покупателю |
| История продаж, старые документы | Нет | Остаются в старой программе для справки |
Историю переносить не нужно: отчёты за прошлые годы проще открыть в старой программе, а не тащить в новую тысячи чеков. Новая история начнётся с первого дня работы.
Шаг 1. Как выгрузить товары из 1С, X2POS или Excel
Из 1С
Сформируйте отчёт по товарам — например, остатки или прайс-лист — с колонками «Наименование», «Штрихкод», «Ед. изм.», «Цена закупки», «Цена продажи», «Остаток» и сохраните его как файл Excel. Если ваша конфигурация так не умеет, попросите выгрузку у специалиста, который её обслуживает.
Из X2POS и других кассовых программ
Выгрузите справочник товаров в Excel или CSV. Если программа не умеет выгружать сама, спросите у её поддержки — сделать это обязаны вам, это ваши данные.
Из Excel
Если учёт вёлся в таблице, файл уже почти готов. Проверьте три вещи: одна строка — один товар, у каждой колонки заголовок, нет объединённых ячеек.
Проверьте штрихкоды до загрузки. Excel любит превращать длинный штрихкод в «4,87E+12» и съедать ведущие нули. Поставьте колонке штрихкодов текстовый формат, иначе товары потом не найдутся сканером.
Шаг 2. Импорт товаров: какие колонки понимает программа
В ShopOS товары загружаются так: Товары → Список товаров → «Импорт/Экспорт» → «Импорт из Excel». Подойдут файлы .xlsx, .xls и .csv до 50 МБ. Там же есть «Скачать образец для импорта» — готовый шаблон.
Программа сама угадывает колонки по заголовкам, а вы проверяете сопоставление перед загрузкой:
| Заголовок в файле | Что заполнится |
|---|---|
| Название, Наименование | Название товара (обязательно) |
| Штрихкод | Основной штрихкод |
| Доп. штрихкод | Дополнительные штрихкоды |
| Артикул, Бренд | Артикул и производитель |
| Ед. изм. | Единица: шт., кг., л. и т. д. |
| Цена закупки, Цена продажи, Оптовая цена | Три цены товара |
| Категория, Подкатегория | Дерево категорий |
| Поставщик | Поставщик товара (создаётся, если его ещё нет) |
| Остаток, Количество | Остаток на складе |
| Весовой код, PLU | Код товара на весах и номер кнопки |
Что ещё полезно знать про импорт:
- Группы строками. Во многих выгрузках, в том числе из 1С, категория идёт отдельной строкой над своими товарами. Если колонки «Категория» в файле нет, строка без цены и штрихкода станет категорией для товаров под ней
- Повторная загрузка безопасна. Товар с тем же штрихкодом не задвоится — обновятся его название и цены, а изменения запишутся в историю товара
- Нет штрихкода — можно включить автогенерацию, и программа присвоит штрихкоды сама
- Мусор в колонке штрихкодов — полный код маркировки или ссылку из QR-кода программа в карточку не запишет: распознает штрихкод или заведёт товар без него и посчитает такие строки в итоге
После импорта откройте Товары → Дубли ШК: там видно, если в старой базе один штрихкод был у двух разных товаров.
Шаг 3. Весовые штрихкоды: что будет со старыми этикетками
Это самое тонкое место переезда. Весы с печатью этикеток печатают штрихкод, внутри которого зашиты код товара и вес. У каждой программы этот формат свой.
В ShopOS этикетка весового товара — это 13 цифр: префикс 27, отдел, четырёхзначный код товара и вес в граммах. Например, этикетка 2761973002507 — товар с кодом 1973, вес 0,250 кг.
При импорте товар с единицей «кг.» или «г.» обрабатывается так:
- Если в файле есть колонка «Весовой код» и код не длиннее 4 цифр — товар получает штрихкод ShopOS из этого кода
- Если кода нет или он длиннее 4 цифр — программа выдаёт следующий свободный, от 1000
- Старый штрихкод не теряется: он сохраняется как дополнительный
Пример: переход с X2POS
Сыр в X2POS имел весовой код 187, а этикетка выглядела так: 2700187002507. После импорта у сыра штрихкод ShopOS 2760187, а код 187 сохранён.
Кассир сканирует старую этикетку X2POS, и касса всё равно находит сыр и ставит в чек 0,250 кг. Перепечатывать запас этикеток на витрине не нужно.
Если весы печатали этикетки в другом формате (с префиксом не 27 или с пятизначным кодом), старые этикетки после переключения работать не будут. Накануне выгрузите товары на весы из ShopOS заново — программы для Rongta RLS-1000 и DIGI SM-100 / SM-300 есть в Центре загрузок. Весы сразу начнут печатать новые этикетки, а уже наклеенные лучше перевзвесить.
Шаг 4. Проверка: цены и остатки до дня переключения
Пока магазин работает в старой программе, сверьте новую базу. Не всю подряд, а выборочно:
- 20–30 самых ходовых товаров — цена, единица, штрихкод. Ошибка в них стоит дороже всего
- Весовые товары — отсканируйте пару реальных этикеток в веб-кассе
- Товары без цены продажи — отсортируйте список по продажной цене по возрастанию: нулевые окажутся сверху. Заполните их до старта
- Категории — разложилось ли дерево так, как вы ожидали
Ценники под новые штрихкоды можно напечатать заранее: Товары → Печать этикеток.
Шаг 5. Обучение кассиров: сколько времени нужно
Заведите кассиров с PIN-кодами из 4 цифр — кассир входит в кассу по PIN, пароль ему не нужен. Дальше дайте каждому полчаса в тренировочном режиме: установите кассу для Windows или откройте веб-кассу, пробейте несколько чеков, сделайте возврат, отложите чек и закройте смену.
Пока онлайн-касса не подключена, касса печатает нефискальные чеки и в налоговую ничего не уходит — тренируйтесь до того, как введёте данные WebKassa или ReKassa. Учебные чеки сразу оформляйте возвратом — заодно потренируете возвраты. Остатки в ночь переключения всё равно перезапишутся импортом.
Можно ли работать в двух программах параллельно
Можно, но с одним ограничением: продаёт только одна. Если чеки идут в обе программы, остатки разъедутся через день, и вы не поймёте, какой верить.
Рабочая схема: старая программа продаёт как обычно, а новая неделю живёт «в тени» — в ней лежат товары, вы проверяете цены, приходуете тестовую поставку, учите кассиров. Первые 7 дней в ShopOS бесплатны, этого обычно хватает на проверку.
День переключения: что сделать за одну ночь
- Закройте смену в старой программе и снимите итоговый отчёт
- Выгрузите остатки на момент закрытия
- Загрузите остатки в ShopOS: Товары → Склад → «Импорт». Товар ищется по штрихкоду, остаток ставится равным числу из файла, отсутствующие товары создаются
- Перенесите долги покупателей (см. ниже)
- Подключите онлайн-кассу: введите данные WebKassa или ReKassa, а в старой программе отключите фискализацию
- Проверьте первый чек утром на недорогом товаре — что он пробился, напечатался и ушёл в налоговую
Остаток из файла записывается напрямую, без документа. Если хотите, чтобы стартовые остатки были видны в истории товара документом, заведите их через Товары → Оприходование. Для большой базы удобнее импорт, а через пару недель — инвентаризация без закрытия магазина.
Что делать с долгами покупателей и поставщиков
Покупатели
Массовой загрузки покупателей из файла нет, поэтому список должников сверьте заранее. Каждого заведите в Контрагенты → Покупатели, затем «Редактировать» → «Импорт долга» → сумма. Такой долг не попадает в выручку и отчёты по продажам, а дальше гасится как обычно. Как потом держать долги под контролем — в статье «Как контролировать долги клиентов».
Поставщики
Список поставщиков загружается из файла: Контрагенты → Поставщики → «Импорт». А вот кнопки «начальный долг поставщику» нет: долг в ShopOS складывается из неоплаченных приёмок. Старые долги проще закрыть по старым накладным и вести их до погашения отдельно, сверяясь с поставщиком актом сверки. Новые поставки с первого дня оформляйте приёмками — тогда долг будет считаться сам.
Частые ошибки при переходе
- Перенесли остатки за неделю до старта — к дню переключения они устарели
- Не проверили весовые этикетки — в первый день кассир не может продать сыр и колбасу
- Продавали в двух программах — остатки разошлись, приходится делать ревизию
- Переключились в пятницу вечером — на выходных поток больше, а поддержка поставщика оборудования может не ответить
- Забыли отключить фискализацию в старой программе — чеки задвоились
План перехода по дням
| Когда | Что сделать | Магазин работает в |
|---|---|---|
| День 1 | Регистрация, выгрузка товаров из старой программы, первый импорт | Старой программе |
| Дни 2–3 | Проверка цен и штрихкодов, исправление файла, повторный импорт, загрузка поставщиков | Старой программе |
| Дни 4–5 | Кассиры и PIN, установка кассы, тренировка, проверка весовых этикеток, печать ценников | Старой программе |
| Ночь переключения | Закрытие смены, выгрузка и загрузка остатков, долги покупателей, подключение онлайн-кассы | — |
| Утро | Первый чек на недорогом товаре, дальше обычная работа | Новой программе |
| Через 2–3 недели | Выборочная инвентаризация, чтобы поймать расхождения переноса | Новой программе |
Магазину с 300–500 товарами обычно хватает этих пяти дней. Если товаров несколько тысяч, больше всего времени уйдёт на проверку штрихкодов и весовых позиций — заложите на неё запас.
Если вы переходите именно с 1С
Чем облачная программа отличается от 1С и когда переход оправдан, а когда нет, мы разобрали в статье «1С или облачная система». Сравнение по функциям и цене — на странице «Альтернатива 1С для магазина».
Если ShopOS вам не подойдёт, данные не останутся внутри: «Импорт/Экспорт» → «Экспорт в Excel» выгружает весь каталог с ценами, остатками и категориями. С вопросами по переносу пишите в поддержку в WhatsApp: +7 776 9 139 139.