Коротко: пересорт — это когда в учёте один товар перепутали с другим, похожим. По одному товару на полке больше, чем в программе, по другому — меньше. Чаще всего виноват кассир, пробивший соседний вкус или размер. Исправляют пересорт пересчётом обоих товаров и корректировкой остатков по факту, а не списанием «на глаз».
Что такое пересорт
По-бухгалтерски
Пересорт, или пересортица, — это одновременный излишек одного товара и недостача другого, похожего, выявленные при одной проверке. Похожего — значит с одинаковым или близким названием, назначением, видом: разные вкусы одного сока, соседние размеры одной модели, два сорта колбасы.
По-магазинному
Владелец магазина видит пересорт так: «Почему у меня кола 1 л в минусе, если я её вчера видел на полке?» А рядом кола 1,5 л, которой по программе 12, а на полке 11. Деньги в кассе сходятся с чеками, а остатки поехали.
Пример
Покупатель взял колу 1,5 л за 750 ₸. Кассир не стал сканировать, нашёл «колу» поиском и выбрал первую — 1 л за 550 ₸.
- Кола 1 л: в программе стало на 1 шт. меньше, на полке — столько же. Излишек 1 шт.
- Кола 1,5 л: в программе не изменилась, на полке на 1 шт. меньше. Недостача 1 шт.
- В кассе на 200 ₸ меньше, чем стоил товар. Это прямой убыток, а не только путаница в остатках
Если таких ошибок десяток в неделю, через месяц в ассортименте появляются товары с минусовым остатком, а инвентаризация показывает «недостачу» на десятки тысяч тенге, хотя ничего не украдено.
Откуда берётся пересорт: главные причины
| Причина | Как это выглядит |
|---|---|
| Кассир пробил похожий товар | Не сканировал, искал по названию и выбрал соседний вкус или объём. Или пробил два одинаковых сока, а покупатель взял два разных |
| Один штрихкод на два товара | Поставщик использует один штрихкод на всю линейку, или при заведении товара ШК скопировали. Сканер всегда находит первый товар |
| Ошибки приёмки | Поставщик привёз не тот товар, а приняли по накладной. Или в накладной 10 + 10 двух вкусов, а по факту 15 + 5 |
| Весовой товар | Продавец взвесил колбасу под кодом соседнего сорта. Остаток в килограммах уплывает у обоих |
| Размеры и цвета | Одежда и обувь: модель одна, размеров пять. Если у размеров нет своих штрихкодов, на кассе пробивают «какой-нибудь» |
| Перемещения между точками | Отправили одно, в документе указали другое |
Пересорт почти всегда парный. Если один товар ушёл в минус, ищите рядом его «близнеца» — похожий товар, у которого в учёте больше, чем на полке. Без второй половины пары это не пересорт, а другая проблема: непроведённая приёмка, кража, бой.
Как найти пересорт
Минусовые остатки
Самый ранний сигнал. Остаток не может быть меньше нуля: если продали больше, чем было, значит в учёте ошибка. Самая частая причина минуса — приёмку ещё не провели. Если же приёмка проведена, а минус остался, проверьте похожие товары.
Инвентаризация
Пересчёт показывает пересорт явно: по одному товару излишек, по похожему — недостача примерно того же количества. Не обязательно пересчитывать весь магазин. Если подозреваете пересорт в конкретной группе, пересчитайте её. Подробно о том, как это сделать без закрытия, — в статье как провести инвентаризацию, не закрывая магазин.
История товара
Когда пара найдена, откройте историю движения обоих товаров: приёмки, продажи, списания, возвраты с остатком после каждой операции. Сразу видно, где цепочка разошлась. Например, по коле 1 л приёмки 24 шт., продажи 25 шт. — значит, одну продажу пробили не тем товаром.
Как исправить пересорт и не сделать хуже
Самое опасное в исправлении пересорта — списывать «на глаз». Типичная история: товар А в минусе, владелец решает, что вместо него продали товар Б, и списывает Б. А у Б в учёте всё и так сходилось: сколько приняли, столько продали. После списания Б тоже уходит в минус. Было одна ошибка — стало две.
Правило: товар в минусе сначала просто обнулите. Списывайте второй товар из пары, только если по учёту он реально в плюсе и пересчёт на полке это подтвердил. Если остаток второго товара в учёте уже сходится или равен нулю, списывать нечего.
Порядок действий
- Найдите пару. Какой товар в минусе или в недостаче и какой похожий — в излишке
- Пересчитайте оба на полке и на складе. Не по памяти, а руками или сканером
- Сравните с учётом. Разница по одному товару — излишек, по другому — недостача
- Поставьте остатки по факту обоим товарам одним документом пересчёта или парой «оприходование + списание»
- Подпишите причину. В комментарии к документу напишите «пересорт с колой 1,5 л» — через полгода вы не вспомните, что это было
- Найдите источник. Кто пробивал, почему без сканера, нет ли дубля штрихкода
Зачёт пересорта: как это делают бухгалтеры
В бухгалтерской практике излишек одного товара часто зачитывают в счёт недостачи похожего, а не оформляют отдельно доход и убыток. Обычно для этого должны совпасть условия:
- излишек и недостача выявлены в одной инвентаризации, за один период
- у одного и того же материально ответственного лица
- товары похожи (одна группа, легко перепутать)
- количество совпадает
Если недостача по сумме больше излишка (как в примере с колой — 1,5 л дороже), разницу не прячут в зачёт: её списывают отдельно или взыскивают с виновного, если он установлен.
Это общая практика учёта, а не перечень норм. Как именно оформлять зачёт пересорта в вашей компании, как это отражается в учётной политике и налогах, уточните у своего бухгалтера.
Как исправить пересорт в ShopOS
Отдельного документа «Пересорт» в ShopOS нет. Пересорт исправляется обычными складскими документами, и каждый из них остаётся в истории товара.
Если товар ушёл в минус
Колокольчик «Уведомления» → «Все уведомления» → раздел «Минус на складе». Там список товаров с отрицательным остатком и кнопка «Обнулить» — для одного товара, выбранных или всех сразу. Обнуление оформляется документом оприходования с причиной «Коррекция остатков», поэтому видно в истории товара. Обнуляется только то, что в минусе на момент нажатия: если вы с утра успели провести приёмку и остаток стал плюсовым, такой товар пропустится.
Минусовые товары также видно на странице Товары → Склад через фильтр остатка «Минусовые».
Если нужно поставить остатки по факту
Самый надёжный способ — Товары → Инвентаризация, тип «Свободная»: сканируете только товары из пары, вводите фактическое количество, жмёте «Завершить», затем «Применить остатки». Склад обновится только по отсканированным товарам, остальной магазин не затронут. Продажи, прошедшие во время пересчёта, программа учтёт сама, так что закрывать магазин не нужно.
Для больших проверок есть типы «Полная», «По поставщику» и «Только весовые» — последний удобен как раз для пересорта колбас, сыров и другого весового товара.
Если пару документов хотите провести вручную
- Товары → Оприходование — для излишка. Подходящие причины: «Излишки при инвентаризации» или «Коррекция остатков»
- Товары → Списание — для недостачи. Причина: «Недостача при инвентаризации» или «Прочее»
- На вкладке «Комментарий» у обоих документов напишите, что это пересорт и с каким товаром
И помните правило выше: списание второго товара — только если по учёту он в плюсе и пересчёт подтвердил недостачу.
Как проверить себя
Товары → История товара показывает каждое движение с остатком после него: приёмки, продажи, возвраты, оприходования, списания, инвентаризации, перемещения. Если остаток когда-то меняли без документа, в начале истории появится строка «Корректировка вне документов».
Как предотвратить пересорт
| Что сделать | Как это сделать в ShopOS |
|---|---|
| Убрать дубли штрихкодов | Товары → Дубли ШК: группы товаров с одним штрихкодом. Выбираете основной и жмёте «Объединить» — остатки и история переносятся, дубль удаляется |
| Разделить размеры и цвета | Товары → Артикул: модель с вариациями, у каждой вариации свой товар со своим остатком и штрихкодом. На кассе кнопка «Артикулы» ведёт по шагам: модель → цвет → размер, с ценой и остатком на плитке |
| Принимать товар сканером | В Закупки → Приемка товар добавляется сканером. Привезли не то — оформляете Закупки → Возвраты поставщикам |
| Регулярно пересчитывать похожее | Инвентаризация «По поставщику» или «Свободная» по одной группе раз в месяц, без закрытия магазина |
| Реагировать на минусы сразу | Раздел «Минус на складе» в уведомлениях: минус вчерашний легко найти, минус трёхмесячный — уже нет |
И главное, что не решить настройками: кассир должен сканировать, а не искать по названию. Поиск по названию оставьте для товаров без штрихкода. Если какой-то товар постоянно пробивают поиском, заведите ему штрихкод и напечатайте этикетку.
Чек-лист: нашли пересорт
- Найдите пару: что в минусе или в недостаче, что в излишке
- Пересчитайте оба товара руками
- Товар в минусе — «Обнулить», а не оприходовать наугад
- Второй товар списывайте, только если он в плюсе по учёту и пересчёт это подтвердил
- Подпишите причину в комментарии к документу
- Найдите источник: дубль штрихкода, ошибка приёмки, пробивка без сканера
- Вопросы зачёта и налогов — к бухгалтеру
Пересорт — частая причина «недостачи», которой на самом деле нет. Если цифры не сходятся по наценке, посмотрите как считать наценку и маржу, а общий порядок учёта — в статье как вести учёт товаров в магазине. Попробовать инвентаризацию и историю товара на своих данных можно бесплатно 7 дней — регистрация.