Программа для торгового представителя нужна, чтобы заявка от магазина сразу попадала на склад по вашей цене, с проверкой остатков, а долг точки был виден без звонков и тетрадок. ТП оформляет заказ с телефона, склад собирает, вы печатаете накладную и видите, кто сколько отгрузил и кто сколько должен. Ниже — как устроен этот цикл, где он обычно рвётся и что из этого закрывает ShopOS.
Как работает торговый представитель у оптовика
Схема у производителей и дистрибьюторов почти везде одинаковая:
- Объезд точек. ТП заезжает в магазины по своему маршруту, смотрит полку, предлагает новинки
- Заявка. Магазин заказывает товар — часто «на завтра» или «на пятницу»
- Сборка. Склад собирает заказ по заявке
- Отгрузка и накладная. Водитель или сам ТП везёт товар, магазин расписывается в накладной
- Оплата. Наличными при отгрузке, переводом или в долг до следующего визита
- Недовоз, брак, возврат. Что-то не довезли, что-то вернули — сумму и остатки надо поправить
Две оговорки по терминам. Реализация на складе оптовика — это обычная продажа с отгрузкой контрагенту. Консигнация («товар под реализацию») — когда магазин платит вам только после того, как сам продаст товар. Это разные схемы, и в учёте их лучше не смешивать.
Где теряются деньги: типичные боли развозной торговли
| Боль | Чем оборачивается |
|---|---|
| Заявки в WhatsApp и тетрадках | Склад собирает по фото страницы, позиции теряются, «я же писал» против «ничего не приходило» |
| ТП продаёт по своей цене | Одной точке скидка «по дружбе», другой — накрутка. Маржа плывёт, разобраться потом невозможно |
| Заявка на то, чего нет | ТП пообещал 20 коробок, а на складе 12. Магазин недоволен, водитель едет полупустой |
| Долги не сходятся | У бухгалтера одна сумма, у ТП другая, у магазина третья. Должник набирает новый товар, не закрыв старый долг |
| Бонусы без правил | «Подарок» точке выдаётся на глаз, со склада товар уходит, а в учёте его нет |
| Непонятно, кто как работает | Кто из ТП реально отгружает, а кто ездит «для галочки», видно только к концу месяца, и то примерно |
Общий корень: заявка, склад, цены и долги живут в разных местах. Программа нужна, чтобы это было одно место: ТП оформляет заказ там же, где лежат остатки и цены, и там же копится долг.
Что должна уметь программа для ТП: чек-лист
- Каталог с остатками на телефоне ТП — без закупочных цен
- Цена из карточки товара, которую ТП не может поменять
- Проверка остатков в момент заказа: нельзя отгрузить больше, чем есть
- Минимальная сумма заказа, чтобы не гонять машину за мелочью
- Отдельная оптовая цена для крупных покупателей
- Статусы заказа, которые видит и склад, и владелец
- Печать накладной и выгрузка в Excel
- Долги с лимитом и историей оплат
- Исправление недовоза с возвратом остатка на склад
- Отчёт по каждому ТП: сколько заказов, на какую сумму, сколько отменено
Как это устроено в ShopOS
В ShopOS это расширение «Торговый представитель». Его включают в Настройки → Расширения, после чего в меню появляется раздел «Реализация» с пунктами «Заказы ТП», «Контрагенты», «Платежи оптовиков» и «Статистика ТП». Включается отдельно для каждого магазина.
Что видит ТП с телефона
Владелец заводит пользователя с ролью «Торг. представитель». ТП входит на странице входа на вкладке «Партнёр»: код аккаунта, логин и пароль. Код и готовую ссылку владелец берёт в настройках расширения кнопкой «Код для входа партнёров».
Дальше ТП попадает на свой мобильный экран, без меню кабинета:
- Главная — сколько отгружено за сегодня / неделю / месяц / всё время, сколько заказов активно, список своих заказов с поиском. Чужие заказы ТП не видит
- «Новый заказ» — выбрать покупателя (или завести нового прямо с телефона), дату доставки кнопками «Сегодня» / «Завтра» или календарём, комментарий к накладной. Ниже каталог: категории вкладками, поиск по названию или штрихкоду, остаток на каждой плитке
- Количество вводится на цифровой клавиатуре. Если у товара указано «Штук в коробке», ТП может набрать «2 коробки + 5 штук»
- Кнопка «Отгрузить» отправляет заказ. Если чего-то не хватает на складе, программа покажет, чего именно и сколько осталось
Цену ТП не меняет. На телефоне он видит продажную или оптовую цену — это выбирает владелец, можно индивидуально для каждого ТП. При сохранении сервер берёт цену из карточки товара, а не из телефона. Закупочная цена ТП не показывается вообще.
Что видит владелец и склад
Новый заказ появляется в колокольчике уведомлений и в списке «Реализация → Заказы ТП». У заказа четыре статуса:
| Статус | Что происходит со складом |
|---|---|
| Создан | ТП отправил заказ — обычные позиции уже списаны со склада |
| В работе | Склад собирает. В этот момент списываются бонусные позиции |
| Выдан | Товар отдан покупателю. Если оптовик брал в долг, сумма ложится в его долг |
| Отменён | Списанное возвращается на склад. Если долг уже начислен, он уменьшается |
Из карточки заказа печатается накладная на отпуск запасов на сторону (по образцу формы З-2): ваша организация и БИН, грузополучатель, через кого (ТП), дата доставки, позиции по категориям, итог. На накладную можно вывести до двух QR-кодов для оплаты — загружаются в настройках расширения кнопкой «Цены и QR на накладной». Та же накладная скачивается в Excel, а весь список заказов выгружается с фильтрами по контрагенту, ТП и датам.
Недовоз и брак исправляются кнопкой «Редактировать кол-во»: количество можно только уменьшить (до нуля, если позицию не довезли совсем), разница возвращается на склад, сумма заказа и долг пересчитываются, а в заказе остаётся пометка «Количество изменено админом».
Магазин и оптовик: две цены, две минималки
В «Контрагентах» у каждого покупателя тип:
- Магазин — обычная точка. ТП продаёт по цене, выбранной в настройках, бонусы доступны. Минимальная сумма заказа ТП по умолчанию — 10 000 ₸ (меняется, 0 = без ограничения)
- Оптовик — крупный покупатель, который часто забирает товар сам. Цена всегда оптовая (если у товара оптовая не задана — берётся продажная), бонусов нет, своя минимальная сумма заявки — по умолчанию 100 000 ₸. Оплата: «Наличными» или «В долг»
Если ТП начал набирать заказ, а потом выбрал оптовика, цены в корзине пересчитаются под оптовую сами — сумма на экране совпадёт с той, что сохранит сервер.
Оптовику можно открыть собственный вход: тогда он сам заходит в «Кабинет оптовика», видит свой каталог по оптовой цене, историю заявок и долг — и оформляет заявки без ТП.
Долги и лимит долга
Долг в модуле ведётся по оптовикам. Заявка «В долг» после выдачи увеличивает долг контрагента. Оплату принимают в «Контрагентах»: сумма зачисляется на выбранный счёт (наличные кассы или банк) и сразу видна в финансах, а все приёмы оплат собраны на странице «Платежи оптовиков».
Пример: лимит долга
Оптовику «Жанар» поставили лимит долга 300 000 ₸. Сейчас он должен 180 000 ₸ по выданным заявкам и ещё 70 000 ₸ висит в заявке «В долг», которую пока не выдали.
Свободно: 300 000 − 180 000 − 70 000 = 50 000 ₸. Новую заявку в долг на 80 000 ₸ программа не примет — только наличными или после оплаты.
Висящие заявки считаются в долг специально: иначе оптовик набрал бы несколько заявок до первой выдачи и обошёл лимит.
Лимит пустой — ограничения нет. Лимит 0 — только наличные.
Честно о долгах обычных магазинов. У контрагентов с типом «Магазин» способ оплаты не фиксируется, и долг по ним модуль не ведёт — считается, что ТП собирает деньги сам. Если вам нужен учёт долга точки, оформляйте её как оптовика (с оптовой ценой и своей минималкой) или держите долги отдельно.
Бонусы торговым точкам
Под «бонусом» в ShopOS понимается товар, который точка получает бесплатно. Это не премия ТП. ТП отмечает позицию «Бонусом», она уходит с ценой 0 и не входит в сумму заказа. Владелец задаёт два правила:
- Порог — с какой суммы обычных позиций бонус вообще доступен (по умолчанию 10 000 ₸)
- Процент — сколько от суммы заказа можно отдать бонусом (по умолчанию 5%)
Пример
Заказ на 15 000 ₸, бонус 5%. ТП может отдать бонусом товар на 750 ₸ по обычной цене. Корзина показывает остаток квоты: «Бонус: 0 ₸ из 750 ₸».
Статистика по торговым представителям
«Реализация → Статистика ТП» показывает по каждому ТП за период: число заказов, сумму, сколько выдано, в работе и создано, средний чек, бонусы, число контрагентов и отмены. Есть график отгрузок по дням и доли между ТП, отчёт выгружается в Excel.
Работает ли программа ТП без интернета?
Нет. Экран ТП работает в браузере телефона и сохраняет заказ сразу на сервер. Зато ТП видит живые остатки, и два ТП не продадут одну и ту же последнюю коробку.
Если связь пропала, заказ не отправится, ТП увидит «Ошибка сети». Набранная корзина остаётся на экране — когда связь вернётся, можно нажать «Отгрузить» ещё раз. Повторное нажатие не создаёт второй заказ. Не путайте это с кассой ShopOS для Windows: она умеет работать без интернета, а экран ТП — нет.
Чего в ShopOS для ТП нет
Чтобы вы не искали это после подключения:
- Маршрутов и GPS-отметок визитов — маршрут ТП программа не планирует и не отслеживает
- Планов продаж и премий ТП — есть статистика, но не план/факт и не расчёт мотивации
- Учёта долга по обычным магазинам — только по оптовикам (см. выше)
- Консигнации для точек — оплату «после продажи» модуль отдельным документом не ведёт. Раздел «Консигнации» в ShopOS — про товар, взятый у поставщика, а не отданный магазину
- Электронных счетов-фактур из заказа ТП — ЭСФ оформляются отдельно, какие документы нужны именно вам, уточните у бухгалтера
Как запустить ТП за один день
- Цены. Проверьте продажные цены, а для оптовиков заполните колонку «Оптовая» в карточках. Массово это удобно делать окном «Изменить цены» в списке товаров (про наценку — в статье «Наценка и маржа»)
- Остатки. ТП видит то, что лежит на складе в программе. Если цифры не совпадают с полкой, сначала проведите инвентаризацию
- Расширение. Настройки → Расширения → «Торговый представитель»; в «Цены и QR на накладной» выберите цену для ТП, загрузите QR, задайте бонусы и минималки
- Контрагенты. Заведите точки с БИН и адресом, отметьте оптовиков, поставьте им лимит долга
- Пользователи. Создайте ТП и отправьте им код аккаунта или ссылку для входа
- Первый день. Пусть ТП оформит пару заказов при вас, а склад проведёт их до «Выдан»
На время инвентаризации выключайте расширение. Заказ ТП списывает склад сразу. Если ТП отгрузит что-то, пока вы считаете товар, пересчёт покажет ложную недостачу. Выключение «Торгового представителя» останавливает заявки и ТП, и оптовиков, а после пересчёта его можно включить обратно.
Модуль работает в том же кабинете, что и учёт товаров, приёмки и касса. Отдельной программы для склада покупать не нужно, всё входит в тариф 10 000 ₸ в месяц. Попробовать можно 7 дней бесплатно — регистрация по номеру телефона.